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Gestión de comunidades: el papel del administrador de fincas

La gestión de comunidades (ya lo hemos tratado en el blog en alguna ocasión) es una tarea conjunta que puede ser compleja por momentos. Much@s nos preguntáis a través del formulario de la web si es realmente necesaria la contratación de la figura de un administrador de fincas. Que si entre las obligaciones del presidente de la comunidad no está ejercer de administrador como tal. Respondemos a todo a continuación.

La gestión de comunidades, en manos de tod@s

Efectivamente, un presidente de la comunidad, durante el año de mandato que le corresponde, ha de asumir un rol muy parecido al de un administrador de fincas. Pero por lo general, y dependiendo de los conocimientos y facultades del presidente, lo más normal y aconsejable es tener ambas figuras en la comunidad.

Debe controlar:

  • Las peticiones, problemas o conflictos que surjan entre los vecinos con las zonas comunes de la comunidad.
  • Convocar juntas de vecinos.
  • Asegurarse de que las obligaciones contractuales con proveedores, servicios, mantenimiento, etc se cumplen.
  • Representar a la comunidad en esas contrataciones de servicios.

Pero el dilema se presenta cuando la persona encargada de tales desempeños no está capacitada para ciertos de ellos. Entonces la gestión de comunidades se torna más complicada. Se precisa, por tanto, la supervisión de un profesional: el administrador de fincas.

Situaciones desagradables en la gestión de comunidades

Se dan más veces de las que pensamos en la convivencia en una comunidad contextos hostiles entre propietarios, vecinos u otros actores activos como proveedores, donde se requiere un profundo conocimiento de la ley de Propiedad Horizontal para poder solventarlos. No tod@ están capacitad@s para encarar el problema. Y en aras de agilizar estos procesos lo máximo posible, un administrador de fincas es la mejor solución.

Áreas en las que debe actuar

Hay que decir que la contratación de esta figura administrativa es negociable en cuanto a las funciones que desempeñará. La gestión de comunidades no es una labor de blanco o negro. Se puede contratar a un administrador de fincas para se encargue de determinados puntos únicamente.

Estas serían algunas (no todas) de las materias clasificadas según su naturaleza:

Aspectos económicos

  • Supervisión y reclamación de cobros de forma amistosa derivados de servicios, derramas, etc.
  • Supervisión, cobro y archivo de recibos ordinarios y extraordinarios de propietarios y vecinos.
  • Control de los gastos y envío de presupuesto anual a tod@s los usuarios de la comunidad.
  • Supervisión de los fondos de la comunidad para dejarlos en disposición de aquellas personas de la comunidad que figuren como autorizadas para su gestión.

Aspectos burocráticos

  • Redacción y envío de convocatorias para la celebración de juntas ordinarias o extraordinarias.
  • Redacción y envío (según acuerdo previo con el administrador) de aquellos documentos, circulares, informes trimestrales, semestrales, etc, que se hayan acordado.
  • Presencia y ayuda en todas las juntas ordinarias y extraordinarias.
  • Redacción y entrega de todos los tipos de contratos, civiles o mercantiles, que sean necesarios para el correcto funcionamiento de la comunidad.

Aspectos de mantenimiento

  • Supervisión y mantenimiento de ficheros de datos, teniendo que poner al día todos los cambios respectivos a los vecinos y sus propiedades.
  • Supervisión y mantenimiento del libro de actas, que deberá ser archivado por 5 años para el posible uso de las convocatorias, documentos, comunicaciones, etc en futuras reuniones.
  • Contratación de nuevos servicios o sustitución de los antiguos, previa autorización de la Comunidad de Propietarios.
  • Respuesta a cualquier llamada que implique una situación imprevista que requiera de una supervisión profesional o arreglo.
  • Valoración de los inmuebles de la comunidad para la contratación de los seguros pertinentes.

Como hemos comentado anteriormente, las responsabilidades del administrador de fincas pueden abarcar un mayor espectro en función de las necesidades que exija la gestión de comunidades.

Presidente de la comunidad, administrador de fincas, vecinos… tod@s forman parte implícita en la gestión de la comunidad. No lo olvidemos.